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IPS Gate®

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Häufig gestellte Fragen

Allgemeines

Was ist IPS Gate® und wer kann es benutzen?

IPS Gate® ist eine webbasierte Plattform und App für Chirurgen und deren Mitarbeiter. Es leitet den Benutzer sicher und effizient durch die Prozesse von Anfrage, Planung und Fertigstellung. Die Nutzung durch Patienten ist nicht vorgesehen.

Was kostet die Nutzung von IPS Gate® ?

IPS Gate® ist eine kostenlose Plattform und App und frei zur Nutzung für jeden, der an der Produktlinie Individual Patient Solutions von KLS Martin interessiert ist. Eine Anfrage stellt noch keine verbindliche Zusage bzw. noch keine Auftragserteilung dar. Kosten fallen erst dann an, wenn der Benutzer einen Auftrag zur Produktherstellung erteilt.

Bearbeitungszeiten

Welche Durchlaufzeiten muss ich bei meinem Fall einplanen?

Die Durchlaufzeiten (Daten-Upload bis Versand KLS Martin) einzelner Fälle hängen von der Fallindikation, Datenqualität sowie der Kooperation des Anwenders ab. Auslöser für die Produktion ist generell der Eingang der vom Anwender unterschriebenen schriftlichen Verordnung und Fallfreigabe sowie der dazugehörigen Bestellung.

Grundsätzlich kann von folgender Dauer ausgegangen werden:      

Kranio-maxillofaziale Chirurgie:
1) Orbita: ca. 4-5 Arbeitstage
2) Kranium: ca. 5-7 Arbeitstage 
3) Splints für die Orthognathie: ca. 4-5 Arbeitstage
4) Implantate für die Orthognathie: ca. 8-9 Arbeitstage
5) UK-Rekonstruktion (ohne Transplantat): ca. 6-7 Arbeitstage 
6) UK-Rekonstruktion (mit Transplantat): ca. 8-9 Arbeitstage                                                                                                      
7) IPS Implants® Preprostethic: ca. 12 Arbeitstage
8) IPS Implants® Distraction: ca. 15-20 Arbeitstage           

Obere Extremitäten:
1) Radius  | Unterarmrekonstruktion: ca. 10-12 Arbeitstage 

Bei diesen Werten handelt es sich um Richtwerte unter der Annahme, dass Fallfreigabe und Bestellung sofort erteilt werden. Verzögertes Einreichen der Fallfreigabe oder Bestellung führt zu Verzögerung der Durchlaufzeiten.

Erstanwender sollten sicherheitshalber einen Zeitpuffer von ca. 1-2 Wochen mehr einplanen.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

Mein Patient benötigt eine umgehende Behandlung. Können dringende Fälle behandelt werden?

Sehr zeitsensible Patientenfälle können mittels spezieller Fallpriorisierung vorgezogen werden. Bitte kontaktieren Sie hierzu Ihren KLS-Martin-Außendienstmitarbeiter oder setzen Sie sich mit KLS Martin in Verbindung: +49 7463 838 222, ips@klsmartin.com, um Ihre Bedürfnisse und das weitere Vorgehen zu besprechen.

Einstellungen

Ich bekomme keine Benachrichtigungen, wenn meine Fälle bearbeitet oder weitergeschaltet werden.

Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Einstellungen die automatische Benachrichtigung eingeschaltet haben.

Personen, die bereits im IPS Gate® angemeldet sind, können bei der Kontaktsuche nicht gefunden werden. Woran liegt das?

Werden bereits im IPS Gate® angemeldete Personen bei der Kontaktsuche nicht angezeigt, dann haben diese in den Einstellungen die Sichtbarkeit Ihres Accounts ausgeschaltet. Möchten Sie für andere User im System sichtbar sein, so müssen Sie dies in den entsprechenden Einstellungen vornehmen.

Ich erhalte keine Benachrichtigung, wenn ein neuer Kommentar im Fall-Chat geschrieben wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie unter Einstellungen aktiviert haben, dass neue Kommentare eine Benachrichtigung auslösen ("New comments will create a notification"). Sie erhalten dann für jeden Kommentar eine E-Mail-Benachrichtigung.

Anmeldung & Registirerung

Ich habe Probleme beim Anmelden und Einloggen.

Stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und das korrekte Passwort eingegeben haben. Besteht das Problem weiterhin, klicken Sie auf „Forgot password?“. Dadurch können Sie Ihr Passwort zurücksetzen und sich erneut anmelden. Besteht weiterhin ein Problem beim Anmelden, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Wie lange dauert es, bis meine Registrierung erfolgt ist?

Nach der Anmeldung wird Ihr Account geprüft und in der Regel spätestens nach drei Arbeitstagen freigeschaltet.

Fallanlage

Wie lege ich einen neuen Fall an?

Nach erfolgreicher Registrierung und Freischaltung Ihres Accounts können Sie über das rote Plus auf der Startseite des IPS Gate® mit der Anlage eines Falles beginnen. Dadurch wird der Anlageassistent geöffnet, der Sie in sechs Schritten durch die Fallanlage führt. Sobald alle Informationen verfügbar sind, kann der Fall an KLS Martin übermittelt werden.

Im Schritt 1/6 der Fallanlage (Daten hinzufügen oder DICOM-Quelle angeben) kann ich nicht fortfahren.

Siehe FAQ zum Thema „Datenübermittlung" weiter unten.
Sollten weiterhin Probleme bestehen, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Im Schritt 2/6 der Fallanlage (Patientendaten) kann ich nicht fortfahren.

Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder dieser Maske ausgefüllt sind (Vorname, Nachname). 

Wenn Sie nicht den vollständigen Patientennamen angeben möchten, können Sie die interne Patienten-ID Ihres Krankenhauses verwenden. Achten Sie jedoch darauf, dass diese Patienten-ID nur einem bestimmten Patienten zugeordnet werden kann, um Verwechslungen zu vermeiden. 

Im Schritt 3/6 der Fallanlage (Auswahl der anatomischen Region) kann ich nicht fortfahren.

Stellen Sie sicher, dass mindestens eine Indikation und anatomische Region markiert ist.

Auf der Grundlage Ihrer Angaben können Sie fortfahren, indem Sie die gewünschten Produkte und/oder Dienstleistungen Ihrer Wahl wie patientenspezifische Implantate, Schablonen usw. angeben. 

Sie können weitere Indikationen hinzufügen und so weitere Produkte und Dienstleistungen der Produktlinie Individual Patient Solutions auswählen.

Stellen Sie sicher, dass der notwendige Anfragebogen ausgefüllt ist, wenn es um die folgenden Indikationen geht:
- Rekonstruktion mittels Transplantationsplanung
- Orthognathe Planung
- Distraktion
 

Im Schritt 4/6 der Fallanlage (ausführenden Chirurgen benennen) möchte ich einen anderen Chirurgen hinzufügen.

IPS Gate® bestimmt immer automatisch den Fallersteller als ausführenden Chirurgen. 

Wenn Sie den Chirurgen wechseln möchten, können Sie diese Rolle jedem Ihrer Kontakte zuweisen. Sie müssen somit sicherstellen, dass die Person, die Sie zuweisen möchten, in Ihrer Kontaktliste aufgeführt ist.

Im Schritt 5/6 der Fallanlage (Auswahl des OP-Datums) kann ich nicht fortfahren.

Stellen Sie sicher, dass ein plausibles Operationsdatum hinterlegt ist. Bis zur Bestätigung von KLS Martin stellt dieses Datum nur ein Wunschdatum dar. 

Falls Ihnen das Operationsdatum zum Zeitpunkt der Fallgenerierung noch nicht bekannt ist, können Sie ohne Angabe eines Operationsdatums fortfahren. Dies zeigt, dass das Operationsdatum in der Klinik noch festgelegt werden muss.

Habe ich im Schritt 6/6 der Fallanlage mit Betätigen der Schaltfläche „Create Case“ den Fall an KLS Martin übermittelt?

Ja, wenn Sie die Schaltfläche „Create Case“  aktivieren, wird der Fall erfolgreich an KLS Martin übermittelt.

Ich habe erfolgreich einen neuen Fall angelegt und an KLS Martin übermittelt. Was folgt als Nächstes?

Nachdem Ihre Daten hochgeladen wurden, werden diese auf Qualität und Verwendbarkeit hin überprüft. 
Wenn die Daten zur Fallplanung verwendet werden können, werden Sie mit ersten Erkenntnissen von einem Entwickler unseres IPS® Engineering Teams kontaktiert, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Wenn Sie den notwendigen Anfragebogen noch nicht hochgeladen haben, stellen Sie sicher, dass dies zeitnah geschieht, um mit der entsprechenden Fallplanung zu beginnen.

Datenübermittlung

Welche Möglichkeiten zur Datenübermittlung habe ich?

Bei der Anlage eines Falles können Daten per direktem Daten-Upload, einer Upload-Delegierung an einen ausgewählten Kontakt oder per Postversand an KLS Martin übermittelt werden.

Welche Dateiformate können übermittelt werden?

Grundsätzlich können sämtliche Datei-Formate wie auch komprimierte Datensätze hochgeladen werden. Ordner können grundsätzlich nicht von Webbrowsern übermittelt werden. Diese müssen entweder komprimiert oder mit ihren einzelnen Inhalten hochgeladen werden. Ein Upload ausführbarer Dateien wird nicht unterstützt.

Welche Scan-Spezifikationen werden für meine Falldaten benötigt?

 -Patienten-Scans müssen aktuell (< 4 Monate) und präzise sein und die anatomische Situation adäquat abbilden. 
 -Die räumliche Auflösung der Scans sollte zwischen 0,5 - 1,25 mm liegen. 
 -Für patientenspezifische Implantate im orbitalen Bereich empfehlen wir einen CT-Dünnschicht-Scan.

Weitere Informationen bezüglich Anforderungen an den Patienten-Scan entnehmen Sie bitte dem jeweiligem Scan-Protokoll auf der KLS Martin Homepage.

Direkter Daten-Upload - Müssen Daten vor dem Upload komprimiert werden?

Nein, die Daten müssen nicht komprimiert werden. Sie können einzeln markiert oder gezippt hochgeladen werden. 
IPS Gate® identifiziert automatisch die in den DICOM-Daten angegebenen Patientendaten, wenn die hochgeladenen Daten nicht komprimiert sind.
Der Upload von komprimierten Daten ist wesentlich schneller, die Option des internen Viewers wird jedoch nicht unterstützt.

 

Direkter Daten-Upload - Warum sehe ich nach erfolgtem Upload komprimierter Daten keine Vorschau?

Beim Upload komprimierter Daten werden diese nicht automatisch entpackt. Folglich kann auf die einzelnen Daten nicht zugegriffen werden, wodurch die entsprechende Vorschau nicht ermöglicht wird.

 

Direkter Daten-Upload - Warum werden beim Upload komprimierter Daten die Patientendaten nicht übernommen?

Beim Upload komprimierter Daten werden diese nicht automatisch entpackt. Dadurch kann auf die Patientendaten nicht zugegriffen werden, und die Informationen müssen manuell eingegeben werden.

 

Direkter Daten-Upload - Was sollte ich vor dem Upload von Daten beachten?

Es ist darauf zu achten, dass eine geeignete Vorauswahl der relevanten Datensätze getroffen wird. Ein Upload von Daten, die zur Fallplanung und -simulation nicht benötigt werden, verzögern den Prozess.

 

Upload-Delegierung - Was muss ich bei der Upload-Delegierung beachten?

Der Delegierte muss sich unter Ihren akzeptierten Kontakten befinden. Anfragen können erst nach erfolgtem Upload oder postalischem Versand der Datensätze bearbeitet werden.

 

Upload-Delegierung - Personen, die bereits im IPS Gate® angemeldet sind, können bei der Kontaktsuche nicht gefunden werden. Woran liegt das?

Werden bereits im IPS Gate® angemeldete Personen bei der Kontaktsuche nicht angezeigt, dann haben diese in den Einstellungen die Sichtbarkeit Ihres Accounts ausgeschaltet. Möchten Sie für andere User im System sichtbar sein, so müssen Sie dies in den entsprechenden Einstellungen vornehmen.

 

Postversand - Was muss ich beim Postversand beachten?

Das vom IPS Gate® generierte Anschreiben ist auszudrucken und der Sendung beizulegen. Für die Zustellung der Daten ist die enthaltene Anschrift zwingend zu übernehmen. 
Die Daten sollten möglichst zeitnah zugestellt werden. Die Anfrage ist nach Erstellung des Falles an KLS Martin zu übermitteln.

 

Fallplanung & -bearbeitung

Ich habe erfolgreich einen neuen Fall angelegt und an KLS Martin übermittelt. Was folgt als Nächstes?

Nachdem Ihre Daten hochgeladen wurden, werden diese auf Qualität und Verwendbarkeit hin überprüft. Wenn die Daten zur Fallplanung verwendet werden können, werden Sie mit ersten Erkenntnissen von einem Entwickler unseres IPS Engineering Teams kontaktiert, um das weitere Vorgehen zu besprechen. 

Stellen Sie sicher, dass der notwendige Anfragebogen ausgefüllt ist, wenn es um die folgenden Indikationen geht:
- Rekonstruktion mittels Transplantationsplanung
- Orthognathe Planung
- Distraktion

 

Wie wird die gemeinsame Fallplanung durchgeführt?

Sobald die Daten überprüft wurden, beginnt ein Entwickler im Hinblick auf den OP-Termin mit der Fallplanung. Grundsätzlich wird eine erste dreidimensionale Planung bzw. eine Falldokumentation erstellt, die Ihnen der Entwickler per IPS Gate® im „Approval“-Bereich zukommen lässt. Daraufhin können Sie eventuelle Änderungen vornehmen und diese dem Entwickler übermitteln. 

Oftmals werden außerdem gemeinsame Planungssitzungen organisiert, in denen Sie zusammen mit dem Entwickler die Fallplanung direkt online am PC durchsprechen können.

 

Was wird für die Planungssitzung benötigt?

KLS Martin verwendet hauptsächlich GoToMeeting. GoToMeeting kann online per PC oder per Desktop-Applikation genutzt werden. Die Nutzung per PC erfordert keine Software-Installation. Die entsprechende Einladung erhalten Sie kurz vor dem vereinbarten Termin per Chat-Eintrag. Bitte prüfen Sie vorab, ob die Firewall Ihrer Klinik die Nutzung von GoToMeeting zulässt und setzen Sie sich ggf. mit Ihrer IT-Abteilung in Verbindung. Zusätzlich kann eine Planung mit GoToMeeting auch mit mobilen Geräten durchgeführt werden. Dazu ist jedoch mindestens der Download der kostenlosen und leicht zugänglichen GoToMeeting-App erforderlich. 
Alternativ können Planungssitzungen auch mit anderen Programmen, z.B. TeamViewer Webmeeting, organisiert werden.

 

Wie kann ich die Fallplanung freigeben?

Im Anschluss an die Planungssitzung oder die von Ihnen eingezeichneten Änderungen wird der Entwickler die Fallplanung gemäß Ihren Wünschen überarbeiten und Ihnen die korrigierte Fallplanung zusammen mit einer schriftlichen Verordnung und einer Design-Freigabe im Status "Surgeon Approval" zusenden.
Wenn Sie mit der finalen Planung einverstanden sind, laden Sie die unterschriebene Verordnung im IPS Gate® im „Approval“-Bereich hoch und klicken Sie auf die Schaltfläche "Approve", um den Fall weiterzuschalten.

 

Der Fallstatus lautet „Surgeon Approval", aber ich bin mit dem derzeitigen Design nicht zufrieden und möchte einige Änderungen vornehmen lassen. Wie soll ich vorgehen?

Klicken Sie auf „Redesign", um unseren Entwickler darüber zu informieren, die aktuelle Fallplanung zu bearbeiten und zu erneuern. Auf diese Weise wird das System automatisch eine neue Revisionsnummer für die Fallplanung vergeben. Sobald die Änderungen im Design implementiert sind, wird unser Entwickler den Status wieder auf „Surgeon Approval" setzen, damit Sie die Fallplanung endgültig genehmigen können.

 

Ich habe den Fall bereits genehmigt und die unterschriebene Verordnung an KLS Martin geschickt. Kann ich noch weitere Daten nachträglich übermitteln oder Änderungen vornehmen?

Haben Sie nachträgliche Änderungen nach der Planungsfreigabe, schreiben Sie dies in den Team-Chat oder kontaktieren Sie KLS Martin unter Angabe der 7-stelligen Fallnummer: +49 7463 838 222, ips@klsmartin.com.

Alle anderen fallbezogenen Daten, z.B. zur Nachverfolgung, können jederzeit in IPS Gate® zum Fall hochgeladen werden.

 

Ich möchte auf einen älteren Fall zugreifen, aber ich kann ihn in IPS Gate® nicht finden.

14 Tage nach dem angegebenen Versanddatum schließt IPS Gate® die Fälle automatisch, wenn der Benutzer dies nicht direkt im Voraus durchführt.
Stellen Sie daher sicher, dass Sie innerhalb Ihrer abgeschlossenen Fälle im Archiv unter „Archived" im Hauptmenü suchen.

 

Ich bekomme keine Benachrichtigungen, wenn meine Fälle bearbeitet oder weitergeschaltet werden.

Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Einstellungen die automatische Benachrichtigung eingeschaltet haben.

 

IPS Implants®

Handelt es sich bei Produkten der Produktlinie Individual Patient Solutions um Sonderanfertigungen?

Korrekt. Diese Produkte sind Sonderanfertigungen im Sinne der Europäischen Medizinprodukterichtlinie 93/42/EWG Artikel 1, Abschnitt d) und benötigen keine CE-Kennzeichnung. Die angefragte Dienstleistung wird nach schriftlicher Verordnung für einen namentlich benannten Patienten spezifisch angefertigt und kann somit nicht im Rahmen einer klinischen Anwendungsbeobachtung validiert werden. Vor der Ausführung der Anfrage erhält der Anwender einen unverbindlichen Realisationsvorschlag und ein Preisangebot.

Nur der behandelnde Arzt kennt die Gesamtsituation und kann somit die finale Entscheidung über die Ausführung der Sonderanfertigung im Rahmen seiner gesamten therapeutischen Erwägungen treffen.

Alle Hinweise von Mitarbeitern oder Repräsentanten der KLS Martin Group, egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form vorgebracht, können nur dazu dienen, den behandelnden Arzt in seiner Entscheidungsfindung zu unterstützen.

 

Was kosten patientenspezifische Implantate, anatomische Modelle oder Planungshilfen?

Bitte setzen Sie sich zur Preisabstimmung mit Ihrem zuständigen KLS-Martin-Außendienstmitarbeiter in Verbindung.

Sind die Produkte der Produktlinie Individual Patient Solutions biokompatibel?

Alle verwendeten Materialien, die im Körperkontakt zum Patienten oder Anwender stehen, weisen eine gute biologische Verträglichkeit nach DIN EN ISO 10993-1 auf.

Die für anatomische Modelle verwendeten Kunststoffe sind nicht biokompatibel. Anatomische Modelle dürfen daher nicht implantiert und nicht in Kontakt mit dem Patienten gebracht werden.

 

Werden die Produkte der Produktlinie Individual Patient Solutions steril geliefert?

Patientenspezifische Implantate, anatomische Modelle sowie Planungshilfen werden grundsätzlich unsteril ausgeliefert und müssen daher einen Aufbereitungsprozess mit geeigneten Reinigungs-, Desinfektions- und Sterilisationsverfahren durchlaufen.

Patientenspezifische Implantate können auf Wunsch auch steril ausgeliefert werden. Bitte beachten Sie, dass dies jedoch längere Durchlaufzeiten und Mehrkosten mit sich führt.

Resorbierbare, patientenspezifische Implantate werden immer steril ausgeliefert.

Detaillierte Informationen entnehmen Sie bitte der entsprechenden Gebrauchsanweisung. 

 

Dürfen patientenspezifische Implantate mehrmals aufbereitet und eingesetzt werden?

Falls ein unsteril geliefertes patientenspezifisches Implantat zum erneuten Einsatz beim gleichen Patienten kommen soll, ist eine einmalige fachgerechte Wiederaufbereitung gemäß der Gebrauchsanweisung möglich.

Die Beurteilung des Zustandes und der Soll-Eigenschaften des Implantats sowie die Freigabe zur Reimplantation nach der Aufbereitung obliegen dem verantwortlichen Chirurgen und/oder dem klinischen Anwender.

Patientenspezifische Implantate mit resorbierbaren Komponenten sind von einer erneuten Aufbereitung ausgeschlossen.

 

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